Gouvernance des établissements en gestion parentale

Réunion de travail sur la gouvernance 9 juillet 2016

Problématiques

  • Gestion parentale et crise des vocations : comment attirer des compétences au sein des comités de gestion ?
  • Taille critique/environnement spécifique pour repenser le modèle  : d’évidence les modes de gouvernance et le partage des responsabilités AEFE/CG n’est pas le même selon la taille de l’établissement et le contexte culturel. Comment l’AEFE peut-elle accompagner les établissements qui grandissent ? Ne faut-il pas réfléchir à plusieurs types de modèles ? Comment les formaliser ?
  • Signification d’une gouvernance partagée : Comment est ressenti au quotidien le partage de gouvernance dans les établissements ? Comment pourrait-il être amélioré ?
  • Le positionnement d’un poste permanent : Certains comités de gestion, confrontés aux limites du bénévolat dans la gestion de grands établissements et/ou aux exigences du droit local ont progressivement délégué et professionnalisé les compétences du comité de gestion pour évoluer vers un conseil de surveillance. D’autres gardent une fonction opérationnelle mais recrutent des personnels sur des postes support dont celui de directeur exécutif/ directeur des opérations. Le positionnement de cette fonction est un point de discussion actuellement avec l’AEFE pour construire un organigramme cohérent dans ces établissements. Cette fonction pose le problème des liens hiérarchiques et fonctionnels entre ce poste, le chef d’établissement et le comité de gestion.

Introduction
Pour la FAPEE, représentant les parents gestionnaires, cette réunion a pour objet de poser les problématiques, au regard des besoins de chacun mais de réfléchir ensemble aux moyens d’un bon fonctionnement du partenariat public-privé, avec souplesse et pragmatisme.
La recherche de la qualité de la gouvernance des établissements en gestion parentale est une obligation commune à l’établissement public administratif qu’est l’AEFE et aux parents élus pour gérer au mieux leur établissement. Elle doit s’adapter aux contextes de concurrence, au droit local et aux techniques de management. Aujourd’hui, il ne peut y avoir de modélisation normative imposée selon un modèle trop fortement administratif.
Pour M. Bouchard, il est important de dépasser les visions préconçues de tout citoyen face à l’administration. L’établissement scolaire en gestion parentale est un point de contact entre la société civile et l’administration. C’est un modèle qui fonctionne bien malgré tout...

Discussion

1. Crise des vocations des parents bénévoles :
- La charge de travail et les responsabilités assumées sont dissuasives.
- De l’avis de plusieurs parents, le CDG ne doit pas se trouver dans l’opérationnel du lycée. « Il est là pour gérer, pas pour faire ».
Il doit recevoir des rapports précis et complets incluant l’analyse correspondante.
Dans ce cas là, les membres du CDG peuvent ne se réunir que 10 à 15 fois dans l’année (non limitatif) car ils peuvent opérer comme un véritable conseil de surveillance. Ce sera plus facile pour créer des vocations et surtout plus souhaitable. « 
- Il appartient au CDG de faire l’approche de membres qu’il souhaite voir venir le rejoindre et définir sa propre liste pour les élections.

2. La convention
- La convention n’est pas perçue pour ce qu’elle est : un document contractuel entre 2 parties. Le CG est le co-contractant avec l’AEFE et doit avoir une autorité sur les responsabilités qu’il assume, ce qui n’est pas toujours le cas. Le CG ayant un double positionnement : co-contractant et initiateur de la convention avec l’AEFE, d’une part, opérationnel au quotidien avec le chef d’établissement d’autre part.
- L’AEFE veut mettre en place de la convention type, sans modifications des dispositions générales. Or la FAPEE remarque qu’il n’y a pas moyen de faire entrer tout le monde dans la même chaussure, qu’il faut tenir compte de l’histoire et de l’environnement. Il y a une contradiction de fond : C’est au niveau des dispositions communes, où se trouvent les éléments fondamentaux du contrat que l’on devrait pouvoir introduire des changements et non à la fin dans les dispositions particulières.
Par exemple, selon la loi thaïe, le proviseur n’est pas le chef d’établissement ...
- L’AEFE a de la peine à gérer les situations particulières et les contraintes auxquelles ils doivent se plier.
Quand les parents d’élèves expliquent qu’ils sont en risque juridique et financier, ils ont de la peine à l’entendre.

- Prépondérance de la loi locale et des statuts dont s’est dotée l’APE. Au niveau de la convention, les conditions particulières font partie intégrante de la convention et sont finalement le seul lieu de réelle contractualisation de la convention
Le cadre de la convention n’explicite pas suffisamment les responsabilités (et autorité) du Comité de Gestion.

3. Champs et partage de compétences, organisation du travail
- Les proviseurs doivent accepter de partager, en établissement conventionné, le pouvoir d’action qu’ils gagnent en arrivant à l’étranger. Or parfois cette perte d’autorité est mal vécue.
- L’ organisation du travail, calée sur le rythme scolaire annuel, peut être l’objet de frictions, sachant cependant que les membres de l’équipe de direction doivent assurer une permanence sur les petites vacances et sur les grandes vacances (+2 semaines à la fin des cours et 2 semaines avant la rentrée et un maximum de 31 jours consécutifs). Tout est plus compliqué au moment du changement d’équipe, la prise de fonction intervenant tardivement.
De nombreux comités de gestion se plaignent du stop and go qu’occasionne la rupture des grandes vacances, inadapté lorsqu’un chantier immobilier est en cours, lorsque l’on veut étoffer l’offre éducative, plus simplement pour une continuité de bonne gestion. C’est en partie pour permettre cette fluidité que plusieurs d’entre eux ont choisi d’employer un directeur exécutif .
- La lettre de mission du chef d’établissement, le positionnement : Le chef d’établissement est un personnel de l’éducation nationale, détaché auprès de l’AEFE et missionné auprès de l’APE gestionnaire pour diriger l’établissement. Il n’existe aucun lien de subordination avec le comité de gestion et il ne peut être assimilable à un DG. Même si la convention prévoit que le comité de gestion est associé à la définition du profil de poste du chef d’établissement, il ne lui revient pas le droit de le choisir et l’AEFE a été par le passé opposée à la communication de la lettre de mission qui comprend également des éléments purement administratifs. Une solution évoquée serait d’isoler les termes de références de la mission dans l’établissement des aspects purement administratifs.
Il n’est prévu aucune consultation du comité de gestion sur le renouvellement de la mission du chef d’établissement ou d’un personnel expatrié (3 ans+1+1).
Il serait de bonne gouvernance qu’un retour soit demandé au comité de gestion, au moins à titre d’information.
Des fins de mission anticipées, décisions prises par la direction de l’AEFE, sont très rares mais peuvent intervenir. Il n’existe pas de procédure particulière pour demander le remplacement d’un chef d’établissement (en cas de difficultés répétées, l’interlocuteur du CG sera le SCAC et le secteur AEFE)

Il y a une corrélation forte entre la gouvernance et l’organisation et la taille de l’établissement.
... Si la variable clef est le nombre d’élèves, on pourrait envisager 3 catégories : Petit établissement, moyen, grand ? - mais il faudrait aussi tenir compte de la dynamique de chacun...
Cela permettrait de définir, dans ce cas, trois modèles :
- Un premier modèle d’établissements dépendant des compétences et ressources de l’AEFE, car n’ayant que peu de moyens financiers.
- Un autre à l’équilibre (+) ayant
les moyens de mettre en place une autre gouvernance, car il peut recruter les ressources nécessaires (A temps plein ou à temps partiel) pour soutenir les besoins liés à sa taille ou a son développement.
- Un dernier ou l’établissement peut et doit se mettre dans une organisation ou la direction de l’établissement se consacre aux aspects pédagogiques en priorité et le CDG aux aspects de gestion tout en maintenant un parfait équilibre et en gardant des zones de partages d’influence.

Le positionnement du directeur exécutif à Singapour
Le DE est recruté et nommé par le Cg, il reporte fonctionnellement au proviseur. Responsable de toutes les fonctions support (Responsabilités financières, compliance, opérationnelles, juridiques.)
Il est aussi un des directeurs en lien avec le chef d’établissement.

Recommandations

1. Personnels AEFE
 Mieux informer les personnels de direction sur la spécificité de la gestion parentale : séminaire de gouvernance, séminaire des partants.
 Mieux les préparer à leur arrivée dans un établissement conventionné
 Sécuriser les procédures (pérennes malgré les changements d’équipe) et des documents outils, (guide du bon usage, guide de bonne gouvernance, manuel de procédures. (doc1)
 Travailler ensemble sur le profil de poste de chef d’établissement. La lettre de mission doit être partagée pour les aspects généraux (sauf éléments administratifs)
 DAF : Définir conjointement la lettre de mission.
De nombreuses tâches doivent être parfois recalibrées
en fonction du contexte local

2. Partager une vision déclinée dans le Projet d’établissement et un Plan stratégique à moyen terme qui s’impose aux nouvelles équipes pour un pilotage optimisé des paramètres financiers et immobiliers.

3. Imposer une exigence d’évaluation en institutionnalisant un Bilan de performance, autant pour le comité de gestion que pour le chef d’établissement, autant sur la partie gestion que pédagogique, en fonction du plan stratégique de l’établissement.

4. En cas de difficultés relationnelles et/ou d’interprétation des compétences et responsabilités de chacun :
 Pré alerter avant que la situation ne se détériore.
 Tenir compte du feedback des parents
 L’ambassade doit être acteur essentiel du suivi de l’établissement ; Doit jouer le rôle de
facilitateur (AEFE)
 Une commission de conciliation ad-hoc ou des représentants des parents gestionnaires
(FAPEE) peuvent contribuer à la recherche de solutions

Conclusion
- Il est évident que les métiers évoluent - et de plus en plus rapidement -, ne serait-ce que sous la contrainte de la concurrence d’autres institutions éducatives.
- La gouvernance des établissements conventionnés est un équilibre délicat qui repose sur l’engagement et la compétence de parents bénévoles et le professionnalisme des personnels de direction.
- Un modèle qui doit évoluer en fonction des impératifs de gestion et des responsabilités juridiques, fiscales et financières portées par les APE gestionnaires, car il touche les limites du bénévolat (FAPEE)
- La convention est perfectible si le droit local est effectivement en conflit avec les dispositions générales (AEFE)
- Le dialogue et la bonne volonté doivent être réciproques.