Les APE peuvent être destinataires des listes des parents d’élèves de l’établissement, et plus précisément des adresses électroniques et numéros de téléphone, mais la transmission de ces données doit être encadrée juridiquement.
Afin de permettre aux établissements de communiquer les données relatives aux parents d’élèves aux APE, il est nécessaire d’identifier dans les documents de collecte [type formulaire d’inscription] les APE comme destinataires de telles données et que le consentement exprès des parents soit sollicité [case à cocher].
En ce sens, les parents d’élèves seront informés de la finalité (=>extraction des données collectées pour des associations des parents d’élèves), et auront donné leur consentement.
Ainsi, la communication de telles données est restreinte à ceux des parents qui ont été explicitement et préalablement informés et ont consenti.
Nous nous retrouvons confrontés, dans plusieurs établissements, au refus des directions d’aider les APE représentatives et légalement constituées à recueillir les coordonnées des parents :
- soit en refusant une mention quelconque de consentement dans les dossiers d’inscription
- soit en recueillant cet accord express sur feuille volante, indépendamment du dossier d’inscription ou de réinscription, laissant l’APE se débrouiller avec les documents perdus et la retranscription manuelle des adresses. Bref, on n’aide pas les APE représentatives à faire leur travail d’accueil, d’information et d’intégration des familles aux projets de l’année.
Nous avons demandé à l’AEFE de :
- recueillir systématiquement lors de l’inscription ou réinscription l’accord express des parents,
- demander aux directions d’établissement de bien vouloir transmettre sous format numérique les coordonnées des parents qui ont autorisé la communication de leurs coordonnées. Ce n’est pas difficile à extraire de la base et de plus, comme le faisait remarquer un parent, Le RGPD protège les données personnelles, peu importe le format...
Pour votre information, une déclaration de protection à l’égard des données des élèves et personnels de la part de l’AEFE est en cours de rédaction par la Déléguée à la protection des données à l’AEFE. Cette déclaration sera affichée dans les établissements afin de respecter le principe de transparence [article 13 et 14 du RGPD].
Ce document vise à s’assurer que les élèves, personnels sont notamment informés des données collectées, des différentes finalités et des destinataires de ces données.
La finalité « extraction des données collectées pour des associations des parents d’élèves » est à ce titre prévue.
Bonnes pratiques entre APE : comment recueillir les coordonnées des parents d’élèves explicitement et avec leur consentement :
Lisbonne
"1. Si votre école envoie des mails aux parents, vous pouvez leur demander (s’ils sont aimables) de mettre un lien vers votre site pour qu’ils puissent laisser leur email.
2. Vous pouvez mettre un pavé d’inscription à la newsletter sur votre site,
3. vous pouvez mettre un ordi à disposition dans votre local et suggérer aux parents qui le souhaitent de saisir leur mail,
4. Utilisez votre page Facebook aussi et sollicitez les parents délégués pour collecter un maximum d’adresses.
5.Enfin, lors des derniers envois de l’année, mettre un lien vers un formulaire suggérant aux parents de s’inscrire pour l’année suivante, cela permet de récupérer des mails en cas de problème avec la direction l’année suivante.
Dernier point, la plateforme FUN (France Université numérique) propose régulièrement des MOOC sur le RGPD, les tutos sont courts et simples et cela vous permettra d’expliquer à votre proviseur pourquoi il a tort."
Londres
"Nous avons effectivement utilisé un formulaire Mailchimp l’année dernière pour parvenir à récupérer les adresses des parents lorsque l’établissement nous a coupé brutalement l’information en début d’année.
Ce formulaire très simple permet d’alimenter automatiquement votre base avec les informations comme la classe des enfants ce qui permet ensuite de pouvoir segmenter cette base par classe ou par niveau. Nous avons placé le lien de ce formulaire sur notre site Internet, sur toutes nos newsletters et l’école l’a également transmis aux parents dans certaines de leurs communications. Nous avons ainsi pu récupérer environ la moitié du volume d’adresses des années précédentes avec ce système."
Barcelone
"Cette année, nous avons anticipé dès le mois de mai et dans le document de consentement d’inscription reçu par chaque famille en fin d’année, l’école a ajouté l’autorisation de transmettre les données à l’APE ce qui a très bien fonctionné puisque nous avons récupéré plus de 90% des informations."
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