Aide au projet immobilier mené par une APE gestionnaire

A) Le projet

  1. Statut juridique de l’APE
  2. Statut juridique de l’établissement scolaire
  3. Evaluation des besoins de l’établissement
  4. Financement
  5. Organisation

B) La construction

  1. La recherche du terrain
  2. Le projet architectural
  3. Le choix de l’entreprise
  4. Le permis de construire
  5. La construction

C) Avant, pendant et après la construction

  1. L’information et la consultation des parents d’élèves
  2. L’information et l’implication du personnel de l’établissement
  3. Le quotidien de l’établissement
  4. Les relations avec le quartier dans lequel l’établissement s’implante
  5. Traduction et archivage des documents
  6. Le rôle de l’AEFE

Projet immobilier mené par une association gestionnaire

A) Le projet

Fiabilité, faisabilité, opportunité du projet nécessitent de prévoir la création d’une commission immobilière avec une représentation de toutes les composantes de la communauté scolaire (élèves, parents d’élèves, chef d’établissement, enseignants et personnel administratif)

Il est utile que l’APE s’informe auprès d’autres associations ayant mené un projet de construction, qu’elle s’appuie sur les organes existant et fédérant les APE, qu’elle demande un soutien aux représentants au CSFE ou aux sénateurs des Français de l’étranger.

L’AEFE doit être le partenaire privilégié de l’APE et chaque partie doit respecter les procédures de fonctionnement mises en place.

1. Statut juridique de l’APE : s’assurer de la conformité du statut par rapport aux règles administratives locales.

  • Enregistrement de l’APE (registre des associations en France où localement ?)
  • Adapter les statuts à la situation locale (durée de mandat des administrateurs, nationalité des administrateurs, notamment du président et du trésorier du bureau de l’APE, procédure de fonctionnement de la gestion….)
  • L’APE peut-elle être propriétaire d’un terrain et de bâtiments ? (règles de propriété à contrôler)
  • APE et établissement scolaire ont-ils une gestion séparée ou commune ?

2. Statut juridique de l’établissement scolaire : s’assurer que l’établissement est bien reconnu auprès du ministère de l’éducation nationale du pays d’implantation et que le personnel administratif et enseignant est engagé en respectant la législation locale (et aussi française pour certaines catégories de personnel). Les autorités administratives locales, peuvent procéder, au moment d’un projet de construction, à des contrôles et vérifications.

Il est préférable de prendre toutes les précautions nécessaires que de courir le risque de se trouver, à brève ou longue échéance, dans une impasse juridique ou, sans aller jusque là, être confrontés à des problèmes qu’on aurait pu éviter. Il est donc largement conseillé de s’assurer le concours d’un cabinet, local, d’avocats, de préférence associé à un cabinet français (connaissance simultanée de la législation française et de la législation locale) qui suit le projet sur le plan juridique et en a, de ce fait, une bonne connaissance, le jour où il est amené à intervenir sur un problème concret. Il est aussi possible de faire appel au service immobilier de l’AEFE

3. Evaluation des besoins de l’établissement :

  • Taille, nombre d’élèves, prévoir un plan prévisionnel à moyen terme en tenant compte de l’implantation de nouvelles entreprises françaises ou internationales, mais aussi de celles quittant le pays ou remplaçant les expatriés par du personnel recruté localement. Il faut essayer de ne pas sur estimer ou sous estimer les effectifs.
  • Il faut s’assurer que l’accroissement des effectifs est durable et justifie bien la construction d’un nouvel établissement
  • Etudier l’impact d’un nouvel établissement au sein de la population locale.

4. Plan de financement : celui-ci doit être élaboré avec l’aide de professionnels ayant des compétences en comptabilité privée, gestion de trésorerie et prévisionnelle et il faut veiller à ce que les intérêts de tous les partenaires soient pris en compte.

  • Augmentation raisonnable des droits de scolarité
  • ** Si recours à l’emprunt : faire une demande de garantie auprès de l’ANEFE (www.anefe.fr). Attention les délais sont assez longs et les documents à fournir nombreux. Ne pas hésiter à faire appel aux administrateurs de la FAPEE qui sont au conseil d’administration de l’ANEFE
  • Participation de l’AEFE : subvention d’investissement ou d’équipement ? Tenir compte des délais de paiement pour le versement des subventions
  • Trouver d’autres aides financières (entreprises françaises implantées localement, Sénat, Assemblée Nationale……)
  • Risques de change en cas d’emprunt dans une monnaie autre que la monnaie locale.
  • Décalage entre les coûts au moment de l’élaboration du plan financier et à la phase de réalisation, nouvelles taxes ou impôts mises en place, etc.. cela doit être pris en considération dès le début du projet.
  • Ne jamais perdre de vue que c’est un bâtiment qu’il faudra faire fonctionner avec un budget donné. Les choix effectués au début ne doivent pas hypothéquer l’avenir et générer des coûts de fonctionnement qui entraîneront des difficultés de gestion.

Il est nécessaire, dans la composition du conseil d’administration de l’APE, de prévoir la présence d’un nombre suffisant de « spécialistes » car la bonne volonté et le bon sens ne suffisent pas pour faire aboutir un projet de construction. Les spécialistes ou professionnels connaissent parfaitement la situation du pays : la législation, les habitudes et les comportements du milieu des affaires et du bâtiment, les domaines où il est productif de s’adapter aux conditions locales, ceux sur lesquels on peut imposer des modes de fonctionnement à la française. Si les membres du CA n’ont pas les expériences professionnelles nécessaires pour mener le projet à son terme, il faut que les administrateurs prennent conscience de leurs manques et fassent appel, par le biais de commissions de travail, à ceux qui ont les compétences – ou la disponibilité – qu’ils n’ont pas. Ainsi, pour ce qui concerne le montage financier du projet, une large partie du travail ainsi que la négociation d’un emprunt avec les banques peuvent êtres assurées par un parent d’élève « financier » plus disponible, avec une délégation et sous le contrôle de l’organe de gestion. Cette procédure est préférable à toute forme d’amateurisme.

5. Organisation :

L’APE doit demander en assemblée générale et en conformité avec ses statuts, un quitus aux différentes phases du projet de construction (achat du terrain, appel d’offre architectural, choix de l’entreprise, signature du contrat de prêt)
L’APE doit régulièrement convoquer l’organe de gestion pour prendre des décisions ou acter des choix. Par nécessité de transparence et d’information, elle peut y associer le personnel enseignant et le représentant de l’AEFE si celui-ci n’est pas membre de l’organe de gestion.
Il est souhaitable d’avoir un maître d’ouvrage délégué, le projet est beaucoup trop lourd pour être porté par des bénévoles. Dès le début du projet, il est préférable de nommer un « chef de projet » au sein des administrateurs, il sera le passage obligé pour toutes les parties prenantes.
Il faut également, au niveau de l’établissement, un secrétariat du projet (personnel recruté localement) qui centralise toutes les démarches, assure le suivi administratif et est en constante relation avec le chef de projet. Il est aussi possible d’embaucher un assistant au maître d’ouvrage (technicien ou ingénieur) qui a de très bonnes connaissances dans la construction et qui pourrait jouer le rôle de « tampon » en cas de problème avec l’architecte ou l’entrepreneur.

  • Toutes les décisions doivent avoir une trace écrite, toute la documentation doit être classée, les documents importants traduits, afin de permettre un accès facile aux différents administrateurs en cas de modification en cours de projet ou après la construction.
  • Avoir aussi à l’esprit, la responsabilité et l’engagement personnel des administrateurs et plus principalement du chef de projet, du président et du trésorier. S’informer sur la responsabilité personnelle, car souvent le président est considéré comme le propriétaire du terrain ou du bâtiment puisqu’il est le représentant légal de l’APE et c’est lui qui signe tous les documents officiels.
  • Eviter, dans la mesure du possible, un renouvellement des administrateurs (chef de projet, président et trésorier) en cours de construction, car cela complique énormément les procédures administratives liées à la construction (signature des contrats, obtention des permis, ouverture des comptes chez les fournisseurs d’énergie, taxes et impôts…).

B) La construction

1. La recherche du terrain :

  • Eviter d’acheter un terrain sans avoir une idée claire du projet
  • Ne pas négliger la question du choix de l’implantation, quartier résidentiel ou centre ville, transports en commun, riverains, facilités de circulation et de stationnement pour les parents…..
  • S’informer sur les procédures et règles d’acquisitions foncières (droit de la propriété, impôts et taxes)
  • Faire une étude géologique du terrain (voir si pollution éventuelle)
  • S’appuyer sur les parents d’élèves locaux pour évaluer l’environnement du terrain ou du bâtiment.

2. Le projet architectural :

  • Prévoir un cahier des charges qui tiendra compte des normes locales et françaises
  • Appel d’offres
  • Prévoir la traduction de tous les documents officiels

3. Le choix de l’entreprise :

  • S’informer sur les différents types de contrats proposés localement (ne pas rester dans un système franco français)
  • Choisir un bureau de contrôle, soit français avec connaissance des règles locales ou un organisme local avec connaissance des règles de sécurité française

4. Le permis de construire :

  • S’il tarde à être délivré, ne pas hésiter à demander l’aide et l’intervention du poste diplomatique.
  • Prévoir la traduction de ce document pouvant contenir de nombreuses informations importantes pour le fonctionnement futur de l’établissement (normes de bruits ou d’hygiène par exemple)

5. La construction :

  • Ie suivi de la construction doit se faire d’une manière concertée et face à la complexité d’un projet géré par une APE gestionnaire, il faut clarifier les rôles de toutes les parties. Qui fait quoi, qui décide, qui signe les documents ?
  • Eviter que l’architecte s’adresse au proviseur à l’insu du chef de projet ou que le maître d’ouvrage délégué ne traite avec le cabinet de contrôle sans en informer l’APE et ainsi de suite. Cela semble couler de source mais, dans la pratique quotidienne, c’est lourd à gérer. L’avantage est pourtant clair : éviter bien des malentendus et des ralentissements
  • Il faut une lisibilité et une crédibilité certaines à l’extérieur et auprès des interlocuteurs locaux : il n’est pas toujours facile de se crédibiliser en tant que parent d’élève bénévole responsable de la construction d’un lycée.
  • Les administrateurs seront très sollicités durant la période de construction : suivi de chantier, décision d’équipement à prendre, choix de matériaux ou de couleurs, procédures administratives etc… : tout ceci nécessite un engagement important et doit être planifié et organisé.
  • Si la construction se termine durant les vacances scolaires : organiser un planning de disponibilité car l’APE gestionnaire doit être présente au moment de la réception des travaux et également au moment où les autorités locales octroient le permis d’exploitation C) Avant, pendant et après la construction

1. L’information et la consultation des parents d’élèves : il est très important d’informer régulièrement les parents (réunions d’information, bulletin d’information, site internet) sur l’évolution de la construction dans la transparence mais aussi avec prudence quand l’APE est elle-même en attente de certaines décisions. De même il ne suffit pas d’avoir un quitus de l’assemblée générale lors de la présentation du projet, il est important de renouveler la confiance des membres de l’association à chaque grande décision (choix du terrain, engagements financiers, choix des plans, de l’entreprise etc…).
2. L’information et l’implication du personnel de l’établissement : il ne faut pas qu’il se sente à l’écart du projet. Or, lorsqu’on est plongé dans une multitude de problèmes techniques, juridiques, administratifs et financiers, la tentation est grande de négliger la communication. Le CA de l’APE doit prévoir qu’un de ses membres assure cette communication, par le biais du chef d’établissement. A certains moments du projet, il peut être intéressant d’associer en plus de l’équipe de direction, les représentants du personnel enseignant.
3. Le quotidien de l’établissement : Il faut éviter les rancœurs du personnel enseignant ou administratif vis-à-vis d’un apparent manque d’intérêt des administrateurs à l’égard des affaires courantes du lycée. Les usagers du lycée ne sont pas toujours conscients de l’ampleur de la tâche quand elle s‘effectue dans un cadre bénévole. Il faut dès le départ prévoir que un ou deux administrateurs soient chargés du suivi de la vie de l’établissement et l’organe de gestion (conseil de gestion) doit, malgré la construction, éviter de laisser traîner les dossiers qui n’en relèvent pas.
4. Les relations avec le quartier dans lequel le lycée s’implante : dès que la nouvelle est connue, toute une série d’interrogations surgissent et il faut en quelque sorte se faire accepter, c’est-à-dire expliquer qui nous sommes, ce que nous faisons, dans quel but et surtout comment nous envisageons (et dans quelle mesure) de nous insérer dans la vie socio-éducative, sportive et culturelle du quartier. Cela passe par la presse locale, des rencontres avec les habitants et les hommes politiques de la mairie, des journées portes ouvertes dont dépend largement la perception qui sera celle de l’établissement.
5. Traduction et archivage des documents : ne pas négliger de traduire, classer et archiver tous les documents officiels (permis de construire, permis d’exploitation…), comptes-rendus des assemblées générales etc…
6. Le rôle de l’AEFE : elle joue un rôle central dans la menée à bien du projet. Contribuer à la réalisation d’un projet immobilier fait partie de ses missions. Elle doit apporter, soutien et conseils aux APE gestionnaires.
7. Le rôle de la FAPÉE : de par sa fonction de médiateur entre les parents d’élèves et les institutions, elle apporte son appui et son expérience.
8. Ne pas oublier de faire un questionnaire de fonctionnalité pour évaluer la plus value et éventuellement mettre à jour les problèmes du nouveau bâtiment pour les usagers.