Parents gestionnaires

Parents gestionnaires

Présentation d’une APE gestionnaire, exemple de Bamako

Qu’est‐ce qu’un établissement en « gestion parentale » ?

Un établissement en gestion parentale est un établissement où l’instance gestionnaire est l’association des parents d’élèves qui administre et gère l’établissement par l’intermédiaire de ses membres élus au bureau exécutif (ou comité de gestion) par l’Assemblée Générale des Parents d’Elèves.
Dans la réalité, l’Association des Parents d’Elèves délègue une partie importante de ses prérogatives et attributions au plan de la gestion courante à l’équipe de direction de l’Etablissement, qui a naturellement en charge le volet de l’enseignement et de la pédagogie.
Dans le cadre d’un établissement dit « conventionné », le plus souvent l’équipe de direction (proviseur, proviseur adjoint, etc..) ainsi que le gestionnaire comptable sont mis à disposition par l’Agence de l’Enseignement Français à l’Etranger (AEFE) selon les modalités prévues par une convention signée entre l’association des Parents d’Elèves et l’Agence.

On parvient alors à un système de véritable « cogestion » où le bon fonctionnement de l’Etablissement repose sur :

✓ Un bureau exécutif composé de parents élus engagés et bien organisés, assistés pour nous par un(e) secrétaire général(e), qui permet d’assurer la continuité et la pérennité des grandes orientations et actions menées par les parents élus. Ces derniers ne l’oublions pas, sont bénévoles, ont ici des mandats de deux ans et font souvent l’objet entre-temps de mutations pour raisons professionnel- les. Il est donc essentiel de pérenniser leur action par du personnel stable et salarié.

Une définition claire des missions,rôles et tâches remplis respectivement par le bureau exécutif de l’APE et l’équipe de direction de l’Etablissement. Cette définition doit résulter de textes de référence acceptés par tous : les statuts de l’association, le manuel de procédures de gestion, les circulaires de l’Agence, le guide du bon usage de la convention, etc.

✓ Un esprit de bonne volonté et de bonne entente doit animer la collaboration entre le bureau exécutif et l’équipe de direction : c’est fondamental. Un établissement scolaire est un microcosme où coexistent des sensibilités très variées. Il faut avoir réellement envie de travailler ensemble pour une implication efficace de tous les acteurs de la vie scolaire.

Comment devient‐on président du comité de gestion ?

Très progressivement, car l’apprentissage est assez long. Pour ma part, j’ai d’abord été élu comme simple membre au sein du bureau exécutif. J’ai été ensuite chargé des problèmes sociaux (gestion du personnel, des retraites, de la couverture sociale), ensuite j’ai été amené à m’occuper des volets financiers au côté du trésorier (contrôle budgétaire, trésorerie), et enfin j’ai été élu président. Pour être président, je pense qu’il faut aimer le travail d’équipe, être assez polyvalent, avoir le sens du compromis mais tout de même être assez directif car les dossiers à régler sont nombreux, parfois compliqués et il faut savoir être efficace. De plus il faut aménager pour cette mission une réelle disponibilité personnelle (deux soirs par semaine et les samedis matin), ce qui est tout à fait possible même lorsqu’on a une activité professionnelle nourrie, ce qui est mon cas. Il faut enfin préciser qu’un président tout seul n’est rien, s’il n’est pas entouré et aidé activement par une équipe de parents élus volontaires et participa- tifs, ce qui est en l’espèce le cas au Lycée Liberté.

Quelles sont vos responsabilités et celles de votre bureau ?

Nos responsabilités sont comparables à celles dʼune petite entreprise même si nous sommes sous statut associatif. En étroite collaboration avec la direction du lycée et avec le gestionnaire comptable, le bureau exécutif du Lycée Liberté est responsable de la mise en œuvre d’un budget annuel de 2 millions d’euros, avec la fixation des frais de scolarité, le choix de la politique d’investissement, le contrôle des dépenses, la gestion de la trésorerie. Le bureau exécutif est également responsable du recrutement et de la gestion des personnels recrutés localement(près de 70 salariés), du pilotage des « grand projets » et notamment en ce moment du projet d’extension du Lycée. Nous sommes organisés en commissions (voire en chefs de projets !), chaque membre du bureau accepte en début d’année de piloter et mener à terme selon un calendrier prévu un ou plusieurs projets qui font partie du programme d’action annuel du bureau sur lequel nous nous engageons devant l’assemblée générale des parents d’élèves et devant la direction de l’Etablissement.

Quelles sont les satisfactions et les contraintes de ce poste ?
Les satisfactions sont claires et évidentes : contribuer par ses actions à améliorer l’environnement où évoluent nos enfants. De plus l’environnement éducatif est extraordinairement complexe, du moins pour quelqu’un comme moi qui travaille dans un sec- teur tout autre, donc c’est très instructif. La contrainte, bien entendu c’est la disponibilité : il faut accepter d’y consacrer du temps. Enfin, ce qui est également très gratifiant c’est la reconnaissance des parents et de l’équipe de direction qui voient avancer les choses et qui vous le font savoir....

Etes‐vous l’employeur des personnels recrutés locaux ?
Absolument ! En collaboration étroite avec l’équipe de direction, nous recrutons, nous gérons les avancements et les fins de contrat. Nous négocions les conditions de travail avec les représentants du personnel. Nous sommes en relation permanente avec la direction du travail, et les autres organismes sociaux locaux.

Etes‐vous civilement responsable de la gestion de l’établissement ?
Oui, en tant que représentants légaux de l’instance gestionnaire élue par l’association, nous sommes clairement responsables civilement (et pénalement aussi !) au titre de la gestion de l’établissement. On a parfois tendance à l’oublier quand tout va bien... pour le moment je touche du bois, nous n’avons jamais eu de problèmes sur ce plan là !

Comment planifiez‐vous un budget prévisionnel ?

Au mois d’octobre de chaque année, nous entamons le travail de préparation du budget de l’année suivante. Notre document de référence c’est l’exécution budgétaire en cours. Nous sortons grâce à l’action du gestionnaire comptable une exécution bud- gétaire mensuelle le 15 de chaque mois pour le mois précédent avec une projection réactualisée au 31/12 de l’année en cours.

Le gestionnaire comptable, le trésorier et le président passent en revue tous les postes, pour évaluer au plus juste nos pré- visions pour l’année suivante. Tous les deux ans nous fai- sons aussi une projection à trois ans. C’est un exercice généralement assez facile car les variations d’une année à l’autre ne sont pas très importantes, sauf lorsque l’on a de gros projets d’investissement, ce qui est notre cas. Là alors doit intervenir une analyse financière plus fine, car nous devons impérativement maîtriser les besoins de financement de l’Etablissement sur plusieurs années. Nous sommes particulièrement vigilants sur la santé financière de lʼEtablissement et veillons à ne jamais la mettre en péril. Ce travail de préparation du budget de l’année suivante s’achève en décembre lorsque nous le présentons pour accord d’abord au Conseil d’Administration et ensuite à l’Assemblée Générale des Parents d’Elèves. Le budget est alors envoyé à notre partenaire institutionnel, l’AEFE.

Quelles sont vos relations avec le chef d’établissement ?
Excellentes. Nous avons eu la chance ces cinq dernières années d’avoir comme chef d’établissement une personne d’expérience et de consensus qui tout en donnant une impulsion décisive au développement de l’établissement a su parfaitement composer avec ce système très particulier qu’est la cogestion d’un établissement conventionné.

...Avec le gestionnaire expatrié ?
Très constructives et pleines de promesses. Nous avons un nouveau gestionnaire comptable détaché par l’AEFE depuis le mois de septembre 2008, il a très vite compris notre système de fonctionnement, il nous apporte une très bonne maîtrise comptable et beaucoup de dynamisme. Dans les mois et années à venir, nous devrions y gagner en rigueur et surtout en maîtrise des dépenses.

Comment élaborer un budget lorsque vous n’avez pas la maîtrise des augmentations de frais de scolarité demandées par l’AEFE ?
C’est un vrai problème, en effet ! Depuis trois ans, nous annonçons tous les ans en Assemblée Générale annuelle des parents d’Elèves des augmentations imprévues et conséquentes des frais de scolarité liées tantôt à la prise en charge de ISVL, tantôt à la participation au coût des résidents, et maintenant à la prise en charge des pensions civiles... C’est très difficile dans ces conditions de prévoir et de planifier le développement de l’établissement, surtout lorsque l’on a des projets importants d’investissement liés à une extension immobilière.

Nous voulons contractualiser notre relation financière avec l’Agence, au moins sur une période de trois ans, afin de mieux répartir l’effort financier des parents dans le temps et mieux planifier la réalisation de nos projets.
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Henri BEDARIDA, ancien président du comité de gestion